Quais são os documentos de um imóvel e por que eles são importantes?
Conheça os principais documentos de um imóvel e sua importância na análise de riscos de uma negociação.
10/5/20264 min read
A documentação imobiliária é o pilar de sustentação da segurança jurídica em qualquer transação de compra e venda de bens imóveis no Brasil. A análise detalhada da cadeia de documentos previne riscos como fraudes, penhoras de dívidas antigas, evicção, que é a perda do bem por decisão judicial e invalidação do negócio. O sistema brasileiro adota a regra romana de aquisição da propriedade: o contrato assinado e a escritura geram apenas um direito pessoal entre as partes; a transferência real só ocorre com o registro do título na matrícula do imóvel, consagrando o adágio do artigo 1.245 do Código Civil de que "quem não registra não é dono".
O sistema divide a atuação cartorária em duas serventias distintas e complementares. O Tabelionato de Notas (Serventia Notarial) é o responsável por lavrar a Escritura Pública de Compra e Venda, exigida pelo artigo 108 do Código Civil para imóveis com valor superior a 30 salários-mínimos, formalizando a vontade das partes e atestando a capacidade civil dos envolvidos. Por sua vez, o Cartório de Registro de Imóveis (Serventia Registral) gere os livros públicos e assegura a eficácia e a publicidade oficial do ato, sendo a instituição onde a escritura pública ou o contrato de financiamento bancário é examinado e registrado na matrícula do bem (Lei nº 6.015/1973).
A Lei de Registros Públicos instituiu o Princípio da Unicidade da Matrícula, segundo o qual cada imóvel possui uma folha de cadastro individualizada, que funciona como sua certidão de nascimento. Na matrícula são praticados dois atos registrais centrais: o Registro (stricto sensu), que é efetuado para transferir a propriedade ou constituir direitos reais, como compra e venda, doação, hipoteca e alienação fiduciária, e a Averbação, voltada para constatar alterações de fato ou de direito que modifiquem o estado do bem ou a qualificação dos donos, como alteração do estado civil, construção, habite-se, penhoras e cancelamento de dívidas.
É fundamental diferenciar a posse, da propriedade imobiliária no ordenamento jurídico. A propriedade é um direito real pleno ou limitado que confere a prerrogativa de usar, gozar, dispor e reaver a coisa (artigo 1.228 do Código Civil), comprovando-se exclusivamente pela certidão de matrícula registrada em nome do titular no Registro de Imóveis, o que gera proteção jurídica absoluta (erga omnes). Já a posse é uma situação de fato (artigo 1.196 do Código Civil) demonstrada por contratos particulares ("contratos de gaveta") ou recibos, mantendo o ocupante em posição vulnerável por não possuir a titularidade real.
Para garantir a higidez da transação e afastar fraudes à execução (artigo 792 do Código de Processo Civil) ou fraudes contra credores, realiza-se a auditoria documental (due diligence). O primeiro pilar abrange os documentos do próprio imóvel: a certidão de matrícula atualizada com ônus e ações, emitida pelo Registro de Imóveis com validade de 30 dias, a certidão negativa de débitos tributários de IPTU ou ITR, a certidão negativa de débitos condominiais assinada pelo síndico, devido à natureza propter rem da dívida, artigo 1.345 do Código Civil, e o certificado de habite-se acompanhado da planta aprovada.
O segundo pilar envolve a certidão e documentação do vendedor, pessoa física ou jurídica, exigindo-se documentos de identificação oficial, comprovante de residência e certidão de estado civil atualizada para checar a necessidade de outorga do cônjuge, sendo a outorga uxória ou marital (artigo 1.647 do Código Civil). Para aferir a saúde financeira e judicial do alienante, emitem-se certidões cíveis e criminais das Justiças Estadual e Federal, Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) com certidão de distribuição do TRT, certidões negativas fiscais municipais, estaduais e federais, e certidões dos cartórios de protesto de títulos do local do imóvel e do domicílio do vendedor.
O terceiro pilar refere-se aos documentos do comprador, exigindo-se documento de identidade, CPF, comprovante de residência, profissão e certidão de estado civil, ou contrato social consolidado, cartão CNPJ e documentos de representação, caso se trate de pessoa jurídica, garantindo a regularidade formal da cadeia translativa e permitindo a lavratura da escritura.
O procedimento de transferência imobiliária percorre cinco etapas sequenciais: a análise prévia de risco (due diligence), a elaboração do instrumento particular de promessa de compra e venda, para vincular as partes, estipular sinal e fixar prazos, o recolhimento do Imposto sobre a Transmissão de Bens Imóveis (ITBI), a lavratura da escritura pública perante o Tabelionato de Notas e o protocolo final com registro na matrícula perante o Cartório de Registro de Imóveis competente.
A Lei nº 13.097/2015 introduziu o Princípio da Concentração dos Atos na Matrícula, segundo o qual nenhuma dívida ou processo judicial pode ser oposto ao comprador de boa-fé, caso não esteja previamente averbado ou registrado na matrícula do imóvel, como penhoras ou citações judiciais.
Contudo, a jurisprudência consolidada do Superior Tribunal de Justiça (Súmula 375 do STJ) e a prática jurídica recomendam a manutenção da due diligence completa com a emissão das certidões pessoais dos vendedores. Essa precaução afasta qualquer alegação de má-fé, resguarda o adquirente contra execuções fiscais ou trabalhistas e assegura a proteção jurídica integral do bem adquirido.